Napsauta "OK" näkyviin tulevassa kehotteessa, napsauta "Tallenna"-painiketta, ja Word muuntaa asiakirjan.docx-muotoon. Word tekee tämän muunnoksen luomalla asiakirjasta aivan uuden version uudessa muodossa, joten vanha.doc-versiosi on edelleen käytettävissä.
Testasimme tätä 20-sivuisella.doc-esimerkillä, joka sisälsi kuusi kuvaa, erilaisia taulukoita ja muotoilumerkkejä. Alkuperäinen.doc-tiedosto oli 6 001 kt, mutta muunnetun.docx-tiedoston paino oli vain 721 kt. Se on 12 % alkuperäisestä koosta. Mikään muu alla ehdottamamme ei pienennä tiedostokokoa paremmin, joten jos sinulla on.doc-tiedostoja, jotka voit muuntaa.docx-muotoon, työsi saattaa olla valmis.
Lisää kuvasi kopioimisen ja liittämisen sijaan
Kun kopioit ja liität kuvan asiakirjaasi, Word tekee tiettyjä oletuksia sen käsittelemisestä. Yksi näistä oletuksista on, että haluat liitettävän kuvan olevan BMP-muotoinen, joka on suuri tiedostotyyppi, tai joskus PNG, joka on silti melko suuri. Yksinkertainen vaihtoehto on sen sijaan liittää kuvasi muokkausohjelmaan, tallentaa se pienemmässä muodossa, kuten JPG, ja lisätä sen sijaan kuva asiakirjaan käyttämällä Lisää > -kuvaa.
Alla olevan pienen kuvakaappauksen liittäminen suoraan muuten tyhjään Word-asiakirjaan sai asiakirjan koon hyppäämään 22 kt:sta 548 kilotavuun.
Kuvakaappauksen liittäminen Paintiin, sen tallentaminen JPG-muodossa ja sen-j.webp
Tästä ei tietenkään aina pääse eroon. Joskus tarvitset parempaa kuvanlaatua, jota BMP- ja PNG-muodot voivat tarjota. Mutta jos se on pieni kuva tai et tarvitse erittäin korkeaa laatua, kevyemmän muodon käyttäminen ja kuvan lisääminen voivat auttaa.
Kun tallennat kuvaasi, muokkaa kuvaasi
Kun muokkaat kuvaa Wordissa, se tallentaa kaikki kuvan muokkaukset osaksi asiakirjaa. Tämä tarkoittaa, että jos rajaat kuvan asiakirjassasi, Word säilyttää silti koko alkuperäisen kuvan. Muuta kuva mustavalkoiseksi, niin Word säilyttää alkuperäisen täysvärisen kuvan.
Tämä lisää asiakirjasi kokoa tarpeettomasti, joten kun olet tehnyt muutoksia kuviisi etkä ole varma, että sinun ei tarvitse palauttaa niitä, voit pyytää Wordia hylkäämään muokkaustiedot.
Mutta parempi kuin tarpeettomien tietojen poistaminen asiakirjasta on se, että tarpeettomia tietoja ei ole asiakirjassasi. Kaikki tekemäsi muokkaukset, jopa yksinkertaiset, kuten rajaus tai nuolen lisääminen, on parasta tehdä kuvankäsittelyohjelmassa ennen kuvan lisäämistä asiakirjaan.
Pakkaa kaikki kuvasi yhdellä kertaa
Kyllä, sanoimme alussa, että tämä artikkeli käsittelee muita tapoja pienentää tiedostokokoa, mutta useimmissa tätä aihetta koskevissa artikkeleissa kerrotaan, kuinka kuvat pakataan yksi kerrallaan (mukaan lukien artikkelimme), ja tässä How-To Geekissä pyrimme löytämään parempia tapoja tehdä asioita.
Napsauta tiedostoa > Tallenna nimellä > Lisää vaihtoehtoja. (Sinulla voi olla "Tallenna kopio" "Tallenna nimellä" sijaan, jos sinulla on OneDrive, jossa automaattinen tallennus on käytössä.)
Tämä avaa "Tallenna nimellä" -valintaikkunan, jossa voit käyttää joitain lisäasetuksia. Napsauta Työkalut > Pakkaa kuvat.
Tämä avaa "Pakkaa kuvat" -paneelin, jossa voit päättää, mitä pakkausta haluat käyttää kaikkiin kuviin kerralla.
Käytä vain tähän kuvaan -vaihtoehto on harmaana, koska tämä on kaikki tai ei mitään -työkalu – joko kaikissa kuvissasi käytetään näitä asetuksia, kun tallennat asiakirjan, tai ei mitään niistä. Joten jos haluat valita eri vaihtoehdot eri kuville, tämä ei toimi sinulle. Mutta jos haluat pakata kaikki kuvasi kerralla, voit käyttää tätä vaihtoehtoa.
Valitse valintasi, napsauta "OK" ja tallenna sitten asiakirjasi uusi versio niin, että kaikki kuvat on pakattu.
Lopeta fonttien upottaminen asiakirjaan
Ellet käytä epätavallista kirjasinta kaukaisesta galaksista, on lähes varmaa, että kuka tahansa, jonka kanssa jaat asiakirjasi, pystyy lukemaan sen käyttämällä Wordin kopiota (tai ilmaista vaihtoehtoa, kuten Libre toimisto). Joten miksi haluat tuhlata tilaa tiedostossasi upottamalla fontit? Estä tämä siirtymällä kohtaan Tiedosto > Asetukset > Tallenna ja poistamalla Upota fontit tiedostoon -vaihtoehto käytöstä.
Voit ajatella, että tällä ei olisi paljon merkitystä, mutta olet väärässä. Jos fonttien upottaminen on käytössä ja Älä upota yleisiä järjestelmäfontteja -vaihtoehto on pois päältä, tiedostokoossa on eroa lähes 2 Mt. Vaikka "Älä upota yleisiä järjestelmäkirjasimia" on käytössä (eli kirjasimia, kuten Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman ja niin edelleen, ei sisällytetä), tiedosto on silti lähes 1,3 Mt suurempi.
Joten kyllä, lopeta kirjasimien upottaminen asiakirjaan.
Lopeta muiden tiedostojen upottaminen, jos voit
Näytimme sinulle äskettäin, kuinka Excel-laskentataulukko upotetaan tai linkitetään Word-asiakirjaan (ja voit tehdä tämän myös muiden tiedostojen, kuten PowerPoint-esitysten tai Visio-kaavioiden kanssa). Jos voit linkittää laskentataulukkoon sen upotamisen sijaan, säästät suurimman osan Excel-tiedoston koosta. Et tallenna kaikkea, koska linkitetty laskentataulukko lisää silti jonkin verran kokoa, mutta asiakirjasi on paljon pienempi linkin kanssa kuin täysi upotus. Linkittämisessä on tietysti haittoja ja etuja, joten muista lukea tämä artikkeli ymmärtääksesi ne ennen kuin teet tämän.
Lopeta asiakirjan pikkukuvan tallentaminen
Aiemmin Wordin avulla voit tallentaa asiakirjan pikkukuvan, jotta Windows voi näyttää esikatselun Resurssienhallinnassa. Nykyään File Explorer voi tehdä tämän yksin, eikä se tarvitse Wordin apua, mutta vaihtoehto on edelleen asiakirjassasi. 721 kt:n testiasiakirjassamme tämän asetuksen käyttöön ottaminen suurensi tiedostokoon 3247 kt. Se on 4,5 kertaa alkuperäisen tiedoston koko - turhaan. Löydät tämän asetuksen kohdasta Tiedosto > Tiedot > Ominaisuudet > Lisäominaisuudet.
Poista "Tallenna pikkukuvat kaikille Word-asiakirjoille" -valintaruutu käytöstä ja napsauta "OK".
Tämän vaihtoehdon nimi on hieman harhaanjohtava, koska sen poistaminen käytöstä tässä vaikuttaa vain avoinna olevaan asiakirjaan, vaikka siinä lukee "kaikki Word-asiakirjat". Jos tämä on oletusarvoisesti käytössä, kun luot asiakirjan, sinun on poistettava se käytöstä Normal.dotx-mallissa, ja Microsoft on antanut erinomaiset ohjeet tämän tekemiseen, jos et ole varma kuinka.
Voit myös kytkeä tämän asetuksen pois päältä "Tallenna nimellä" -valintaikkunassa, jossa sitä kutsutaan hieman oikeammaksi "Tallenna pikkukuva".
Poista henkilökohtaiset ja piilotetut tiedot asiakirjastasi
Henkilökohtaiset tiedot eivät vain lisää asiakirjasi kokoa, vaan ne voivat myös antaa lukijoillesi tietoja, joita et halua heidän saavan. Saattaa myös olla tietoja, jotka on muotoiltu piilotetuksi, ja jos et tarvitse tätä piilotekstiä dokumenttiin, miksi et poista sitä?
Poista nämä tarpeettomat tiedot asiakirjastasi siirtymällä kohtaan Tiedosto > Tiedot > Tarkista ongelmat ja napsauttamalla sitten "Tarkista asiakirja" -painiketta.
Varmista, että "Dokumentin ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot" on päällä, ja napsauta sitten "Tarkista". Kun Inspector on suoritettu, napsauta "Poista kaikki" "Dokumentin ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot" -osiossa.
Tämä toiminto pienensi testitiedostomme kokoa 7 kt, joten ei v altavasti. Henkilökohtaisten tietojen poistaminen tiedostoista on kuitenkin hyvä käytäntö, joten sinun pitäisi luultavasti tehdä tämä joka tapauksessa. Varoita, että et voi palauttaa näitä tietoja poistamisen jälkeen, joten varmista, että olet tyytyväinen siihen, ennen kuin poistat sen. Voit tehdä saman "Näkymätön sisältö"- ja "Piiloteksti"-asetuksille, mutta tämä pienentää tiedostoa vain, jos sinulla on piilotettua sisältöä.
Poista automaattinen palautus käytöstä (jos uskallat)
Yksi Wordin hienoista ominaisuuksista – itse asiassa yksi jokaisen Office-sovelluksen hienoista ominaisuuksista – on automaattinen palautus. Tämä ominaisuus varmuuskopioi tiedostot säännöllisesti työskennellessäsi, joten jos Word kaatuu tai tietokoneesi käynnistyy odottamatta uudelleen (esimerkiksi kun Windows tekee järjestelmäpäivityksen yön yli), sinulle näytetään automaattisesti palautetut versiot avoimista asiakirjoista seuraavan käynnistyksen yhteydessä. Sana. Tietenkin kaikki nämä versiot lisäävät tiedostosi kokoa, joten jos poistat automaattisen palautuksen käytöstä, tiedostostasi tulee pienempi.
Siirry tiedostoon > Asetukset > Tallenna ja poista käytöstä "Tallenna automaattisen palautuksen tiedot [x minuutin] välein" -vaihtoehto.
Tällä ei ole välitöntä vaikutusta, mutta se estää uusien automaattisen palautuksen versioiden lisäämisen tiedostoon, kun käsittelet sitä.
Varoita vain, että sinulla ei ole enää automaattisen palautuksen versioita, joten jos Word kaatuu tai sulkeutuu odottamatta, menetät kaiken työsi sen jälkeen, kun viimeksi tallensit sen.
Kopioi kaikki aivan uudeksi asiakirjaksi
Kun työskentelet asiakirjan parissa, Word tallentaa taustalle erilaisia asioita auttaakseen sinua. Olemme näyttäneet, kuinka ne voidaan poistaa käytöstä mahdollisuuksien mukaan ja miten Wordin keräämät tiedot poistetaan, mutta asiakirjassasi on todennäköisesti edelleen asioita, joita et tarvitse. Jos huomaat olevasi tämänk altaisen asiakirjan koon ryömimisen alaisena, voit luoda uuden asiakirjan ja kopioida sitten kaiken siihen.
Aloita luomalla uusi tyhjä asiakirja. Valitse kaikki nykyisen asiakirjan sisältö painamalla Ctrl+A. Paina uudessa asiakirjassa Ctrl+V liittääksesi kaiken. Tämä kopioi kaikki tekstisi, osiot, muotoilusi, sivun asetteluvaihtoehdot, sivunumerointi – kaikki mitä tarvitset.
Uudessa asiakirjassasi ei ole aiempia taustatallennuksia, automaattisen palautuksen tietoja tai aiempia versioita, ja tämän pitäisi pienentää tiedostokokoa.
Muista, että tämä kopioi kaikki kuviesi muokkaustiedot, joten sinun kannattaa poistaa ne alkuperäisestä asiakirjasta ennen kuin kopioit kaiken uuteen asiakirjaan. Jos et, se ei ole iso juttu. Voit silti poistaa sen uudesta asiakirjastasi.
Emme voi sanoa, kuinka paljon tämä säästää, koska se voi olla mitä tahansa muutamasta kilotavusta useisiin megatavuihin, mutta se kannattaa aina tehdä, jos haluat poistaa asiakirjastasi mahdollisimman paljon rasvaa.
Bonuksena olemme myös nähneet, että tämä kopioi/liitä uuteen asiakirjatemppuun ratkaisee Word-asiakirjojen outoja virheitä, joita oli muuten vaikea jäljittää.
Vinkkejä, jotka voivat auttaa pienentämään asiakirjan kokoa
Jotkut vinkit näyttävät auttavan, mutta emme saaneet niillä positiivista tulosta. Emme väitä, etteivätkö ne auta pienentämään tiedostokokoasi, mutta näyttää siltä, että tarvitset tietyt olosuhteet saadaksesi niistä mitään hyötyä. Suosittelemme kokeilemaan ensin edellisen osion vinkkejä ja sitten kokeilemaan näitä tarvittaessa.
Poista taustatallennukset käytöstä
Mitä monimutkaisempi asiakirja on ja mitä kauemmin sen tallentamisesta on kulunut, sitä kauemmin sen tallentaminen voi kestää, kun napsautat Tallenna-painiketta. Tämän kiertämisen helpottamiseksi Wordissa on tiedosto > Asetukset > Lisäasetukset -asetus nimeltä "Salli taustatallennus".
Tämä asetus on oletusarvoisesti käytössä ja tallentaa asiakirjan taustalle, kun käsittelet sitä. Ajatuksena on, että kun napsautat "Tallenna", tallennettavia muutoksia on vähemmän, joten tallennus tapahtuu paljon nopeammin. Tämä on suurelta osin takaisku niihin aikoihin, jolloin Word käytti suhteellisesti enemmän järjestelmäresursseja, ja nykyaikaisissa järjestelmissä sitä ei todennäköisesti tarvita, varsinkin jos et muokkaa erittäin pitkiä tai monimutkaisia asiakirjoja.
Tuomaristo pohtii, vaikuttaako tämä tiedostokokoon. Asiakirjan jättäminen auki tämän asetuksen ollessa päällä ei vaikuttanut testiasiakirjamme kokoon (kun taas automaattisen palautuksen jättäminen päälle lisäsi tiedostokokoa). Muutosten tekeminen noin 30 minuutin aikana ei myöskään aiheuttanut asiakirjan koon huomattavaa muutosta riippumatta siitä, oliko "Salli taustatallennus" päällä vai pois päältä. Sen poistaminen käytöstä ei myöskään muuttanut asiakirjan tallennusnopeutta.
Lyhyesti sanottuna: tämä on sinun. Jos sen poistaminen käytöstä ei pienennä tiedostokokoa, jätä se päälle, koska kaikki, mitä Word tekee asiakirjasi tallentamiseksi automaattisesti, on hyvä asia.
Muunna RTF-muotoon ja sitten takaisin DOCX-muotoon
RTF on lyhenne sanoista Rich Text Format, ja se on avoin standardi asiakirjoille, joka tarjoaa hieman enemmän muotoilua kuin pelkkä teksti, mutta ei kaikkia DOCX:n kelloja ja pillejä. Ajatus DOCX:n muuntamisesta RTF:ksi on, että se poistaa kaikki ylimääräiset muotoilut ja kaikki piilotetut tiedot, joten kun tallennat RTF:n takaisin DOCX-tiedostona, tiedostokoko on pienempi.
20-sivuisen, 721 kt:n testiasiakirjan muuntaminen RTF-muotoon muutti tiedostokooksi 19,5 megatavua (joten älä käytä RTF:ää, jos haluat pienen tiedoston). Sen muuntaminen takaisin DOCX:ksi johti 714 kt:n tiedostoon. Se on 7 kt:n säästö, alle 1 %, ja koska RTF ei pystynyt käsittelemään joitain käyttämiämme yksinkertaisia taulukon muotoiluja, meidän oli alustettava uudelleen…. mikä nosti koon takaisin 721 kt:iin.
Tällä ei näytä olevan monia etuja asiakirjallesi, varsinkin kun nykyaikaisessa DOCX:ssä on niin monia muotoiluominaisuuksia, joita RTF ei pysty käsittelemään.
Muunna HTML-muotoon ja sitten takaisin DOCX-muotoon
Tämä on sama idea kuin muuntaminen RTF-muotoon, paitsi että HTML on verkkomuoto. Muunnostestimme osoitti lähes identtiset tulokset RTF:n kanssa.
Kokeilimme tätä 721 kt:n DOCX-tiedostollamme, ja se muunsi sen 383 kt:n HTML-tiedostoksi. Sen muuntaminen takaisin DOCX:ksi johti 714 kt:n tiedostoon. Tämä on 1 %:n säästö, mutta se sotki muotoilua, erityisesti otsikoita, ja ne olisi tehtävä uudelleen.
Pura asiakirja ja pakkaa se
DOCX-asiakirja on pakattu tiedosto, kuten 7-Xipillä tai WinRarilla luotu arkisto. Tämä tarkoittaa, että voit avata sen jollakin näistä työkaluista ja nähdä kaiken sisällön. Yksi vihje, jonka saatat nähdä, on purkaa kaikki tiedostot DOCX:stä, lisätä ne pakattuun arkistoon ja nimetä se sitten uudelleen DOCX-tiedostotunnisteeksi. Hei presto, sinulla on Word-asiakirja, joka on pakattu! Teoriassa tämä kuulostaa uskottav alta, mutta käyttämällä sekä 7-Zipiä että WinRaria ja erilaisia arkistomuotoja huomasimme, että aina kun yritimme avata luomamme.docx-tiedoston, Word ilmoitti, että tiedosto oli vioittunut.
Tässä ajatuksessa voi olla ansioita – 721 kt:n tiedostomme päätyi vain 72 kt:ksi, mutta emme suosittele sitä, ellet halua viettää paljon aikaa sen kanssa leikkimiseen saadaksesi se toimii. Tallennus voi myös johtua vain siitä, että pakkausprosessi on poistanut/pakkannut jotain, joka estää Wordia avaamasta asiakirjaa, mutta emme voi olla varmoja.
Yleisesti ehdotetut vinkit, joilla ei todennäköisesti ole vaikutusta
Internetissä leijuu muutamia ehdotuksia, jotka kuulostavat järkeviltä mutta joilla ei ole juurikaan vaikutusta. Tämä ei tarkoita, että sinun ei pitäisi kokeilla niitä, vaan sinun ei pitäisi odottaa suurta vaikutusta asiakirjasi kokoon.
Poista asiakirjan aiemmat versiot
Word säilyttää asiakirjasi aiemmat versiot, kun käsittelet sitä. Tämä on automaattinen tallennustoiminto, ja jotkut ihmiset suosittelevat niiden poistamista siirtymällä kohtaan Tiedosto > Tiedot > Hallitse asiakirjaa ja poistamalla kaikki vanhat versiot.
Tätä ei kuitenkaan kannata tehdä, koska nuo vanhat versiot on tallennettu Windowsin tiedostojärjestelmään, ei Word-asiakirjaasi. Niiden poistaminen ei pienennä asiakirjaasi. Jos haluat poistaa aiemman version tiedot asiakirjasta, joko kopioi sisältö uuteen asiakirjaan tai tallenna tiedosto > Tallenna nimellä uuteen asiakirjaan, kuten aiemmin ehdotimme.
Liitä vain teksti, ei muotoilua
Kun haluat kopioida ja liittää yhdestä asiakirjasta nykyiseen asiakirjaan, voit käyttää erilaisia liittämisvaihtoehtoja.
Oletusvaihtoehto, jota käytetään, jos napsautat "Liitä"-painiketta (tai painat Ctrl+V), on "Säilytä lähteen muotoilu". Tämä kopioi ei-oletusfontit ja muotoilut, kuten lihavoinnin, kursivoitun ja niin edelleen. Mutta jos napsautat "Säilytä vain teksti" -vaihtoehtoa, tämä vähentää teorian mukaan tiedostokokoa poistamalla muotoilun.
Yritimme tätä 20-sivuisella asiakirjalla, jossa jokaisella sivulla oli erilaisia muotoiluja tekstiin, ja keskimääräinen kokoero oli hieman alle 2 kt per sivu. Tämä voi olla merkittävää, jos sinulla on yli 250-sivuinen dokumentti, jonka kokonaiskoko on noin 0,5 Mt, mutta onko sinulla todellakin 250-sivuinen Word-asiakirja ilman muotoilua? Todennäköisesti ei, koska se olisi enimmäkseen lukukelvoton, joten menetät säästösi, kun lisäät muotoilun takaisin.
Tämän menetelmän edut johtuvat luultavasti yllä antamastamme vinkistä – kopioi ja liitä koko asiakirja uuteen asiakirjaan poistaaksesi aiemmat versiot, vanhat muokkausmuutokset ja niin edelleen.
Muuta sivun kokoa
Word antaa sinulle mahdollisuuden muuttaa sivun kokoa siirtymällä kohtaan Layout > Size ja vaihtamalla oletusarvoisesta "Letter" koosta. Siitä kelluu vihjeitä, että jos valitset pienemmän, mutta samank altaisen koon, kuten "A4", muut lukijat eivät huomaa, ja saat pienen koon säästöä.
Yritimme tätä 20-sivuisella asiakirjalla, jonka koko oli "Letter" ja jonka koko oli 721 kt. Muutimme kooksi "A4", "A5" (joka on puolet "A4":stä) ja "B5" ja asiakirjamme pysyi tasaisena 721 kt joka kerta. Toisin sanoen sillä ei ollut mitään eroa tiedoston kokoon.
Lopeta kielitietojen upottaminen
Tiedostossa > Asetukset > Lisäasetukset on asetus nimeltä "Upota kielitiedot", ja näet eri paikoissa vinkkejä, jotka kehottavat poistamaan tämän asetuksen. Pinnalla tämä kuulostaa järkevältä – eikö ylimääräinen kielellinen tieto lisää asiakirjan kokoa?
Lyhyesti sanottuna vastaus on ei, jos käytät nykyaikaista.docx-tiedostoa. Word käsittelee kielitiedot kulissien takana, eikä se vie tilaa asiakirjassa.
Tämän vaihtoehdon poistaminen käytöstä voi vaikuttaa hieman vanhempiin.doc-tiedostoihin, mutta silloinkin vain, jos olet käyttänyt käsinkirjoitustyökalua ja Wordissa on "käsialantunnistuksen korjaustietoja". Muuten sillä ei ole mitään merkitystä.
Tämä on melko kattava luettelomme tavoista, joilla voit pienentää Word-tiedostosi kokoon, mutta etsimme jatkuvasti uusia tapoja kokeilla (tai kumota). Kertokaa kommenteissa, jos tiedätte tekniikan, josta olemme jääneet paitsi, niin katsotaan se!
